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  • 公司制度

    檔案管理制度

    分類:公司制度 作者: 來源: 發布:2012-05-31

    寧德市誠信拍賣有限公司檔案管理制度

    第一章  總則

    第一條  為了實現本行檔案的科學管理,維護檔案的完整與安全、更好地為拍賣工作服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》及《中華人民共和國拍賣法規定,結合我工作實際,制定本制度。

    第二條  制度所稱檔案,是指在各項工作活動中直接形成有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。包括文書檔案、財務檔案、業務檔案、聲像檔案、榮譽實物檔案和設備檔案。

    第三條  各項工作活動中形成的檔案,先由辦公室、人事教育部、財務部、綜合部分別保管,整理立卷后,均應當集中本行檔案統一保管,不得分散保存。

      為保持本行檔案工作的連續性和檔案隊伍的穩定性,檔案管理人員要保持相對穩定。

    第五條  檔案室的基本職責

    1.建立健全檔案工作的各項規章制度。

    2.監督、指導各部形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作。

    3.集中統一管理本行各種門類和載體的檔案,積極提供利用,為各項工作服務。

    4.辦理領導交辦的其它檔案業務工作。

    第二章  主要任務

    第六條  檔案室主要任務是:

    1.認真貫徹執行《檔案法》和上級有關檔案工作制度、任務,熱愛檔案事業,熟悉檔案業務,不斷提高政、業務素質。

    2.各部室在工作中形成的各種檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作進行監督和指導。

    3.及時進行檔案資料立卷、歸檔工作。

    4.廣泛收集各種資料,積極主動地提供檔案利用并做好實例匯編。

    5.對超過保管期限的檔案進行鑒定,按規定對無保存價值的檔案進行提請銷毀處理并予以登記。

        檔案材料的立卷和歸檔

    條   工作活動中形成的具有使用和保存價值的文件材料在辦理完畢后,由負責整理、立卷,并向檔案室移交歸檔。

    條   檔案材料歸檔范圍本行在各項工作中形成的具有保存價值的,與本行關系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等)都屬收集歸檔范圍,應按規定的范圍、時間和要求檔案室歸檔。

    條    檔案立卷應當遵循文件的自然形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同價值,便于保管和利用。

    第十條    案卷立好后,應當按照檔案材料的重要程度和不同保管期限進行系統的排列和編號,并抄寫案卷目錄。

    章    檔案的管理和利用

    第十一條  案卷編號:公文類代字G,財務類代字C,人事勞工類代字L,設備資產類代字S,業務類代字Y。

    第十二條  檔案應當按照其內容和載體的不同科學分類,一般按年度 – 部室分類。分類應當保持前后一致,具有穩定性。

    第十  檔案室應當將歸檔案卷按照不同門類、載體和不同保管期限分別排列。案卷排列方法應當統一,前后一致,不得任意改動。

    第十條   檔案室要科學地編寫檔號,案卷目錄號不能重復,一本案卷目錄內的案卷號也不能重復。

    第十  檔案室要有防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。要基本達到溫濕度適宜,清潔衛生,無蟲霉滋生,根據工作需要配備檔案柜架、溫濕度計、復印機、錄機、掃描儀、照像機、去濕機、吸塵器、空調和微機等設備。

    第十   檔案應當建立健全檔案資料和統計制度。對檔案的收進、移出、庫存、利用、銷毀等情況進行登記和統計。

    第十七條   檔案要對檔案存放處進行定期和不定期的檢查,主要檢查存放設施和檔案情況,保證帳物一致。如有破損或字跡失真的檔案,應當及時修復。發現其他問題,也應當及時解決或者報告領導。

    第十八條   檔案人員調動工作時,應當在離職前將本人保管的檔案數量和狀況交待清楚。

    第十九條   檔案工作人員必須熟悉本行的歷史和所藏檔案情況,辨別案卷目錄、全引目錄、文號目錄、專題目錄等檢索工具和必要的參考資料。

    十條   檔案的借閱和復制

    1.工作人員因工作需要可以借閱庫存檔案。但是如果非本人主管業務的機密文件,必須經辦公室負責人批準。外單位來查閱本機關檔案,必須持有單位介紹信,并經本行負責人批準后方可查閱。

    2.復制絕密文件必須經原發文機關批準,復制機密或者非本主管業務的文件必須經辦公室人批準。密碼電報一律不得復制。

    3.檔案借閱者必須遵循有關規定,履行必要的手續,不涂損檔案,不得轉借他人,閱完及時歸還。借閱絕密、機密檔案還負有保密的責任,違者按照有關規定赴理。

    4.檔案工作者必須熱情服務,并認真地檢查歸還的檔案有無遺失、涂損等現象。

    十一條   檔案室要不斷采用先進的科學技術與設備逐步實現檔案管理的現代化。

    章    鑒定、銷毀和移交

    十二條   檔案室會同有關業務單位,根據檔案保管期限表,定期對檔案進行鑒定,核定保管期限,剔出無保存價值的檔案。

    十三條   檔案保管期限的劃分

    1 、檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。其中:永久為 10年以上,長期為5年以上、10以下( 含10 年 ) ,短期為5 年以下 ( 含 5 年 ) 。

    2 、檔案保管期限,從檔案的所屬年的次年 1 月 1 日起計算;拍賣檔案保管期限,從拍賣委托合同終止之日起計算;其它計劃、協議、協定、合同等有關文件,按其有效期滿后次年 1 月 1 日起計算。  

    第二十四條  銷毀確無保存價值的檔案時,應當寫出銷毀檔案報告,說明銷毀理由、原保管期限、數量和簡要內容,連同編寫的銷毀檔案內容分析報告,列出檔案銷毀清冊。檔案銷毀,必須嚴格執行審批制度,履行批準手續。

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